Trên thực tế, khá nhiều doanh nghiệp có thực hiện chi trả phụ cấp xăng xe, điện thoại cho nhân viên hàng tháng và các doanh nghiệp cũng có những ý kiến thắc mắc xoay quanh về vấn đề liên quan đến thuế Thu nhập Doanh nghiệp (“TNDN”) và thuế Thu nhập cá nhân (“TNCN”). Ở bài viết này, mình sẽ trình bày một số công văn của cơ quan thuế có hướng dẫn về vấn đề này cũng như ý kiến cá nhân dựa trên các hướng dẫn của cơ quan thuế.
Công văn 6587/CT-TTHT ngày 12/07/2016 có hướng dẫn:
“Trường hợp Công ty theo trình bày có khoán chi tiền điện thoại hàng tháng (đối với người lao động có giao dịch bằng điện thoại di động) và tiền công tác phí (đối với người lao động thực tế có đi công tác) theo đúng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì các khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
Trường hợp Công ty có chi tiền hỗ trợ xăng xe cho người lao động hàng tháng thì khoản hỗ trợ này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương tiền công của người lao động.”
Công văn 10515/CT-TTHT ngày 24/10/2017 có hướng dẫn:
“Căn cứ quy định trên khoản chi phí điện thoại cho người lao động phục vụ cho kinh doanh có hóa đơn hợp pháp ghi tên, địa chỉ, Mã số thuế Công ty được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và không phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Khoản khoán chi tiền điện thoại cho người lao động được quy định cụ thể tại hợp đồng lao động Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thường do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty thì được xác định là chi phí tiền lương tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, người lao động nhận được khoản thu nhập khoán theo mức cố định hàng tháng này phải tính vào thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công để kê khai nộp thuế TNCN theo quy định.”
Công văn 2192/TCT-TNCN ngày 25/05/2017 có hướng dẫn:
“Căn cứ hướng dẫn nêu trên, việc xác định Văn phòng đại diện Reifenhauser Private Ltd tại TP Hồ Chí Minh là văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài hay văn phòng đại diện của tổ chức kinh doanh thì đề nghị Văn phòng đại diện Reifenhauser Private Ltd tại TP Hồ Chí Minh liên hệ với Sở Công thương TP Hồ Chí Minh để được giải đáp. Trường hợp Văn phòng đại diện Reifenhauser Private Ltd tại TP Hồ Chí Minh là văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài có khoản khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục theo điểm đ.4.3 khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Trường hợp Văn phòng đại diện Reifenhauser Private Ltd tại TP Hồ Chí Minh trả khoản khoán chi xăng xe theo mức cố định hàng tháng cho nhân viên phục vụ cho việc đi lại của cá nhân thì khoản thu nhập này được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân.”
Như vậy có thể thấy theo quan điểm của cơ quan thuế thì việc tính thuế TNDN và thuế TNCN đối với các khoản chi trả tiền điện thoại và phụ cấp xăng xe cho nhân viên sẽ như sau:
1/ Phụ cấp điện thoại trả cố định hàng tháng phục vụ cho công việc (Ví dụ vị trí đó theo công việc đòi hỏi cần phải sử dụng điện thoại): Không tính thuế TNCN.
2/ Phụ cấp xăng xe được hưởng cố định hàng tháng trên bảng lương: Tính vào thuế TNCN. Một cách nữa để DN có thể xem xét là nếu phụ cấp này được phân loại là phụ cấp công tác phí thì có khả năng sẽ được miễn thuế TNCN nếu có đủ các chứng từ chứng minh (Như quyết định đi công tác phí, mức chi trả phù hợp với chính sách của Công ty).
Về thuế TNDN: Tất cả các khoản phụ cấp chi trả cho người lao động để được trừ thì như căn cứ vào quy định và công văn có nêu, các khoản phụ cấp này cần phải được quy định cụ thể tại hợp đồng lao động Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thường do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
